תקציר מנהלים

דוח הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה קבע כי למשרדי הממשלה, ליחידות הסמך ולמערכת הבריאות יואצלו סמכויות להעסקת עובדים באופן זמני לצורך מילוי מקום לצד הפעלת מנגנונים לצמצום העסקה של ממלאי מקום מן החוץ ללא מכרז, בדגש על הטלת התפקיד באופן זמני על עובדים אחרים במשרד.
הדוח הנוכחי ביקש לבחון את יישום המדיניות ואת העמידה במטרות וביעדים שהוגדרו עם היציאה למהלך זה. במסגרת תהליך כתיבת הדוח התגלו פערים מהותיים בזיהוי אוכלוסיית ממלאי המקום, פערים העשויים להעיד על נוהלי דיווח לא אחידים ועל חוסר תמיכה של מערכת מרכב"ה. לכן, הסדרה של הדיווח ושל תהליך ההעסקה היא צעד חיוני לצמצום העסקה במילוי מקום. מהנתונים שהשתקפו בדוח ניתן להתרשם כי ככלל, משרדי הממשלה, יחידות הסמך ובתי החולים פעלו בהתאם לכללים ולסייגים שנקבעו בהנחיית הנציב ובהתאם לחוזרי אגף בכיר מערכת הבריאות. עם זאת, נמצאו מספר מועט של מקרים חריגים אשר נבעו משינוי בנסיבות שלא היה ניתן לצפות מראש בנוהל. במסגרת דוח זה לא נכללו עובדים במילוי מקום שהועסקו במשרות הנמנות עם הסגל הבכיר בשירות המדינה, שכן סמכות זו לא הואצלה למשרדים.

עיקרי הממצאים

1. העסקת עובדים באופן זמני

א. סוגי העסקות זמניות

• כ-23 אחוז מהעובדים שנקלטו בתקופה הנסקרת הם עובדים מחוץ לשירות המדינה שנקלטו במילוי מקום (במשרות פנויות זמנית ובמשרות פנויות לחלוטין).

• כ-20 אחוז מהמשרות הפנויות הפוטנציאליות מאוישות על ידי עובדים מחוץ לשירות המדינה בדרך של מילוי מקום, ומרביתן הן משרות פנויות זמנית ומשרות במשרדי הממשלה.
• אחוז נמוך מהמשרות מאויש באמצעות מינוי בפועל של עובדים מתוך שירות המדינה.

ב. מנגנון הטלת תפקיד והענקת מענק חד-פעמי

• שיעור המשרות הפנויות הפוטנציאליות שמאוישות באמצעות הטלת תפקיד על עובדים מתוך שירות המדינה – נמוך, ועומד על כ-0.2 אחוזים.
• חסרה מודעות ברמת המנהלים למנגנון הטלת תפקיד והענקת מענק חד-פעמי.
• הרחבת השימוש במנגנון להטלת תפקיד נמנעת בשל חסמים המגבילים את יישום המנגנון.
• הרחבת השימוש בכלי מענק חד פעמי לכלל משרדי הממשלה במסגרת פיילוט לשנה (בתחולה מיום פרסום הנחיית הנציב).

2. שוויון הזדמנויות בהליכים מכרזיים

• שליש מהמכרזים הפומביים פורסמו עם ההערה "במשרה מועסק עובד".
• כארבעה אחוזים מכלל המכרזים הפומביים שפורסמו בתקופת הדוח הם בגין עובדים במילוי מקום המאיישים את המשרה בעת פרסומה.
• שני אחוזים מכלל המכרזים הפומביים הסתיימו בזכיית עובדים במילוי מקום שאיישו את המשרות בעת פרסומן.

3. גמישות ניהולית

• נמצא מספר מועט של בקשות חריגות שהופנו לנציבות באמצעות מערכת מרכב"ה. ממצא זה יכול ללמד על מענה מקיף של הנוהל לסוגיית ממלאי המקום, אך עשוי גם להצביע על שימוש מצומצם במערכת המידע לניהול החריגים ועל שימוש באמצעים אחרים לניהולם.

4. מערכות מידע

בסיס הנתונים במערכת המרכב"ה לגבי העסקות במילוי מקום נמצא לא מהימן ולא מטויב, בשל מספר רב של סיבות, מהזנות נתונים שגויות ברמת המשרדים ועד מחסור בהבניה מוסדרת של תהליך העבודה והתיעוד במערכת.

עיקרי ההמלצות

1. העסקת עובדים באופן זמני

א. סוגי העסקות זמניות

• בחינה עיתית והשוואתית של אופן יישום המדיניות לצורך שיקוף העמידה ביעד של צמצום העסקות במילוי מקום.
• המשך מעקב אחר המגמות של היקף העובדים המועסקים במילוי מקום ושל אופן איושן של המשרות הפוטנציאליות.

ב. מנגנון הטלת תפקיד והענקת מענק חד-פעמי

• עידוד השימוש בכלי של הטלת תפקיד והרחבת השימוש בו לכלל משרדי הממשלה, באמצעות התאמה והגמשה של התנאים להטלת תפקיד.
• בחינה של שיטת המענק לפי רבעונים, של היקף הטלת התפקיד ושל גובה המענק.
• העלאת המודעות בקרב המנהלים לקיום המדיניות ולשימוש במנגנון. בכך ניתן יהיה לצמצם את התופעה של העסקת עובדים במילוי מקום ואף להביא לחיסכון כספי.

2. שוויון הזדמנויות בהליכים מכרזיים

• ההערה "במשרה מועסק עובד" מופיעה במכרז באופן אוטומטי כאשר המשרה מאוישת על ידי עובד בעת פרסום המכרז, בלי להבהיר באופן ברור שמדובר במילוי מקום. הערה זו עלולה לפגוע בתדמית שירות המדינה שכן מועמדים עשויים להימנע מהגשת מועמדות. מומלץ לבחון את המדיניות הקיימת ולקבוע מהן האפשרויות המחייבות הערה במכרז. כמו כן, מומלץ להבהיר בהערה מסוג זה שבמשרה מועסק עובד במילוי מקום ולציין מפורשות את מועד פינוי המשרה כשמדובר במקרים אחרים (כגון עזיבה מתוכננת, חופשה ללא תשלום הצפויה להימשך יותר משלוש שנים, פרישה לגמלאות וכד').
• בחינה לאורך זמן של היקף המכרזים הפומביים שמתפרסמים עם הערה, בגין עובד המועסק במילוי מקום.
• בחינה או חידוד של ההנחיות לפרסום מכרז פומבי טרם קליטת עובד במילוי מקום במקצועות במצוקה.

3. מערכות מידע

• הסדרה של הנתונים במערכות הטכנולוגיות – יש לדאוג לסימון אחיד ומחייב של אוכלוסיית ממלאי המקום במשרות הפנויות באופן זמני ובמשרות הפנויות לחלוטין.
• הכנת מסמך דרישות מקיף בהתבסס על ממצאי הדוח, שייתן מענה נרחב לכלל ההיבטים לרבות קבלת מידע על העובדים ועל המשרות במילוי מקום בלחיצת כפתור אחת.
• ביצוע תהליכי הדרכה והטמעה במשרדים בנושאי המדיניות ותפעול התהליך במערכת המרכב"ה.