אצילת סמכויות

ג. גמישות ניהולית

3.6 בקשות חריגות
מספר הבקשות החריגות שהוגשו לנש"מ דרך מערכת מרכב"ה במסך "מסלול משרה לאיוש" אינו משקף את סך הבקשות שנשלחו לרפרנטים באמצעים אחרים.
ממצאי דוח "בקשות חריגות" העלו כי הוגשו רק חמש בקשות של מקרים חריגים לרפרנטים של מערכת הבריאות בנציבות שירות המדינה.
חמש הבקשות כללו שתי בקשות למילוי מקום במקצועות במצוקה ושלוש בקשות למילוי מקום במקרים נקודתיים כתוצאה מנסיבות.
לרפרנטים של משרדי הממשלה הוגשה בקשה אחת, בשל נסיבות מיוחדות שדרשו הארכת מילוי מקום.

ד. מערכות מידע

הגדרת אוכלוסיית הדוח בוצעה על ידי זיהוי של אינדיקציות במערכת מרכב"ה המאפשרות להצביע על העסקה במילוי מקום.
בשליפת הנתונים הראשוניים נמצאו כעשרת אלפים עובדים אשר בתיקם האישי נמצאה לפחות אינדיקציה אחת מבין השש. סינון ראשוני של האוכלוסייה כלל הורדה של עובדים המועסקים בסוגי העסקה שאינם עולים בקנה אחד עם העסקה במילוי מקום, כגון העסקה בכתב מינוי, הרשאה להעסקה, תקופת ניסיון וכד'. סינון ראשוני זה הקטין את היקף העובדים הפוטנציאליים למילוי מקום ל-8,680 עובדים.
על מנת להגיע לאוכלוסיית העובדים המועסקים במילוי מקום בוצעו בדיקות מדגמיות רבות והצלבת נתונים, ונמצא כי קיימים דיווחים רבים אשר מצביעים על חוסר מהימנות ותקפות של ארבע מבין האינדיקציות כאמור לעיל. לדוגמה, עובדת קבועה יצאה לחופשת לידה ומשרתה סומנה ב"מסלול משרה לאיוש" כ"איוש זמני" לצורך מילוי מקום. עם חזרתה של העובדת למשרתה הקבועה לא שונה מסלול האיוש של המשרה בתקן ועובדת זו הופיעה כממלאת מקום על אף היותה קבועה. כדי לתקף את בסיס הנתונים ואת התמונה העולה ממנו, התייחסנו בדוח זה לאוכלוסיית העובדים ממלאי המקום אשר בתיקם האישי נמצאו שתי אינדיקציות הנחשבות לאמינות ולתקפות באופן יחסי (סיכום קליטת עובד חדש והקצאה ארגונית). כתוצאה מזיהוי האוכלוסייה באמצעות שתי האינדיקציות האלו הוגדרה אוכלוסיית ממלאי המקום, המונה 2,971 עובדים.

3.7 העסקה במילוי מקום

כפי שהוסבר בפרק המתודולוגיה, הסוגיות של טיוב נתונים^[14] והיעדר הגדרה מדויקת ומהימנה של העסקה במילוי מקום עלו ביתר שאת במהלך כתיבת דוח זה^[15]. בסיס נתונים שאינו אחיד, מהימן ותקף והתבססות על מערכת אינדיקציות שאינן ודאיות מקשים על ההגדרה והזיקוק של אוכלוסיית העובדים המועסקים במילוי מקום ושל היקף המשרות שהיו פנויות לאיוש זמני או פנויות לחלוטין. נספח ג' מפרט את האינדיקציות הקיימות וסוקר את החוזקות והחולשות של כל אחת מהן. בתהליך שליפת הנתונים נראה כי הגורמים המרכזיים לחוסר מהימנות הנתונים הם:

1. מגוון טבלאות תשתית שאינן מטויבות ואינן ברורות למשתמש. לא ברור למשתמש איזה נתון יש להזין בהן ומתי (לעתים בגין ערכים מתנגשים), וכך במקרים רבים בעלי תפקידים במשרדים אינם מזינים את הנתונים הנדרש.
2. בעת פתיחת סוג מידע, כגון "מסלול משרה לאיוש", או סוג פעולה כגון "מינוי בפועל", תאריך הפתיחה מוזן אוטומטית (ולעתים אפשר עדיין לערוך אותו, כך שמהימנותו חלקית). אין חובת הזנה של תאריך סגירה )תאריך סגירה מתקבל רק אם נפתחים שוב אותו סוג מידע או אותה פעולה בנוגע לאובייקט(.
3. מחסור בבדיקות לוגיות – קיים מחסור חמור בבדיקות לוגיות בין שדות ופריטי מידע שונים, שלעתים סותרים זה את זה תורתית (עובד הנמצא בתקופת ניסיון מקבל במערכת את הסימון "במילוי מקום") או תפעולית (עובד שזכה במכרז והנו קבוע מקבל במערכת את הסימון "באיוש זמני". (
4. שדות הכרחיים שאינם בשימוש – שדות רבים אינם מוגדרים כ"שדה חובה" שעל המשרד למלא. באופן זה שדות שהיו יכולים לשמש כאינדיקציה או לסינון ופילוח אינם יעילים כי הם אינם מתוחזקים. דוגמה לכך הוא השדה "מצב משרה" (הגדרת משרה כ"מוקפאת", כ"מיועדת לביטול" וכדומה), אשר נשאר ריק והיה יכול לשמש כאינדיקציה למשרות המיועדות למילוי מקום.
5. שליפת נתונים היסטוריים – לא ניתן לשלוף נתונים היסטוריים באמצעות דוחות אד-הוק על נתוני תוכנית ארגונית.
6. משרות פנויות לחלוטין המסומנות כמשרות פנויות זמנית – עקב בעיית הרשאות, עובד שעובר למשרד אחר בדרך של מינוי בפועל או לצורך תקופת ניסיון לא ניתן לשמור את המשרה הקודמת. במקרה כזה מרכב"ה מגדירה למשרה שהתפנתה "עובד מרכזי" (מעין ישות "צל" פיקטיבית עם מס' עובד פיקטיבי) ומדווחת שהוא שומר את המשרה. בשל כך נוצרת בעיה של "עובדים מרכזיים" פיקטיביים שהמשרד לא סגר, והמשרה שאמורה להיות פנויה לחלוטין מסומנת כמשרה פנויה זמנית.

3.8 בקשות חריגות

במסגרת מסך "מסלול משרה לאיוש", מלבד האפשרות לקבוע אם מדובר במשרה לאיוש זמני או קבוע, יש אפשרות להגשת בקשה לאיוש חריג. בפועל, כלל לא נעשה שימוש באפשרות זאת במשרדי הממשלה, ובמערכת הבריאות נעשה בה שימוש מועט. כמו כן, בבדיקה עם הרפרנטים נמצא כי מוגשות אליהם בקשות חריגות באופן תדיר באמצעים אחרים ולא דרך מערכת מרכב"ה.
בקשה שמאושרת על ידי רפרנט מעודכנת על ידו בתיק העובד בשדה "מעקב אחר משימות". יש לציין כי האישור נשמר אך את הבקשות אפשר למחוק והן לא תמיד נשמרות.

3.9 הטלת תפקיד

במרכב"ה פותח סוג המידע "הטלת תפקיד", המאפשר למנהלים להטיל תפקיד על עובד ולהעניק לו מענק כספי חד-פעמי בגין ביצוע התפקיד הנוסף.
במהלך הפיתוח הוגדרו התנאים המתאימים להטלת התפקיד. בעת בחינת האפשרות להטיל על עובד מסוים תפקיד נוסף, המערכת בודקת את התנאים שנקבעו לגבי נתוני המשרה וכן את נתוני העובד ואז מאפשרת או חוסמת את הטלת התפקיד. נוסף לכך, פותח דוח הנשען על נתוני הטלות התפקיד ומציג את הטלות התפקיד בטבלה, לצורכי בקרה.
כחלק מבדיקות הבקרה שבוצעו לצורך כתיבת דוח זה, הופק "דוח הטלת תפקיד". מניתוח הדוח עלו כמה בעיות אשר חייבו בדיקה מעמיקה:

1. בדיקות לוגיות של הטלת תפקיד – בעת פתיחת סוג המידע "הטלת התפקיד", המערכת בודקת את המשרה שבגינה ניתן המענק לעובד:

• אם המשרה מתאימה לכללים – ניתן להטיל עליה את התפקיד.
• אם המשרה נמצאה לא מתאימה להטלה – המשרד יכול לבקש אישור חריג מהנציבות.
  עם זאת, בעת שליפת הדוח, המערכת בודקת שוב את נתוני המשרה נכון למועד הפקת הדוח, כך שאין אפשרות לדעת את היקף הבעיות שצפו בעת הטלת התפקיד משני היבטים עיקריים:
• בדוח סומנו משרות אשר הוטלו על עובדים למרות מחוון המסמל שהמשרה אינה מיועדת להטלת תפקיד. מחוון זה מתייחס לסטטוס המשרה במועד שליפת הדוח ולא במועד הטלת התפקיד. מחוון זה אינו מהימן בבדיקת תקינות התהליך בהיבט המשרות.
• לא ניתן לדעת כמה בקשות להטלת תפקיד הוגשו לאישור הנציבות ונדחו (הדוח מציג רק הטלות שמומשו(.

2. הטלות תפקיד על עובדים במשרות אמון ועל עובדים במילוי מקום – לא קיימת חסימה לביצוע הטלת תפקיד של משרות על עובדים אלו, יש רק התראה במערכת. כמו כן, לא ניתן לזהות הטלות תפקיד שבוצעו במשרות על עובדים אלו.
3. אישור בקשות חריגות להטלות תפקיד – בשדה "נימוק לאישור חריג" של הנציבות הופיעו נימוקים לאישור חריג, אף שלא סומנה פנייה לאישור בקשה חריגה לנציבות. משכך, לא ניתן לדעת אם הטלת התפקיד אכן אושרה על ידי רפרנט.

---