דוח בקרה, מדידה והערכת ביצועים מסכם - קליטת עובד

5.1.3 יעילות

תמונת מצב

	2.  במערכת הבריאות נמצאה עלייה באחוז הקליטות המצטבר בפרק זמן קצר יותר

 

סיכום והמלצות
הנחיות התקשי"ר קובעות כי יש לקלוט את העובד סמוך למועד בחירתו. במשרדי הממשלה נמצאה מגמה זהה לעבר, בעוד במערכת הבריאות נמצא שיפור ברמת היעילות בהיבט זה. מאחר שהתקשי"ר לא נוקב בפרק זמן מרבי, לא ניתן להצביע על חריגה או על אי תקינות.

5.1.3. - יעילות - המשך

תמונת מצב

ניתן להצביע על שיפור של כעשרה אחוזים במשך הזמן שבין הקליטה לאישור ההעסקה במערכת. בתקופה העיקרית שבה יושמה האצילה, רוב הקליטות אושרו עד 28 יום מיום הקליטה (רובן עד היום ה-21), ואולם, כ-20 אחוז מהקליטות מאושרות עדיין במערכת המידע בפרק זמן של יותר מ-35 יום (בשבעת משרדי הממשלה). כמו כן, נראה כי ניתן לייעל תהליך זה ולקצרו באופן משמעותי ולפיכך מומלץ לקבוע תכנית פעולה מערכתית, בהתאמה למדיניות שנקבעה באוריינטציה לשירות המדינה.

3. לצורך קבלת תמונה מלאה, נבחנו פרקי הזמן המאושרים בנציבות אל מול המשרדים ואל מול הנציבות עצמה ביחס לתקופה המקבילה. נמצא כי ביחס למשרדים האחרים, האצילה הביאה להתייעלות במשרדים ובנציבות גם יחד.

מתווה ליישום

• עידוד והגדרת יעדים מקומיים למשרדים לשם מעקב וקיצור הזמן בין יום הקליטה לאישור הקליטה במערכת המידע, על ידי בניית תכנית פעולה מערכתית.
• בדיקה מעמיקה למציאת החסמים העיקריים בתהליך הקליטה והאישור.
• הפקת דוח חודשי או רבעוני משרדי (בהתאם לכמות הקליטות הממוצעת במשרד), שישקף את תמונת המצב של הנקלטים ביחס לאישור הקליטה.
• יצירת ממשק בין מערכת הגיוס המקוונת לבין מודול תיק עובד, לצורך העתקת נתוני העובד באופן אוטומטי.

 

 

 

5.2 משמעויות הדוח לנושא אצילת הסמכויות

1. מהלך אצילת הסמכויות למשרדי נחשון הנו אחד ממרכיבי היסוד ברפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה, ותכליתו חיזוק הגמישות הניהולית והעצמאות התפקודית של משרדי הממשלה ויחידות הסמך כך ששירות המדינה יצליח למלא את ייעודו בשירות הציבור.
2. אצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד חדש תומכת במשרדי הממשלה וביחידות הסמך באחד השלבים הקריטיים במעגל חיי העובד בארגון.
3. מהלך מוצלח של הטמעת האצילה ושל יישום המדיניות בנושא קליטת עובד אמור לייצר מצב של "רווח לכול" (win-win) לפרט ולארגון גם יחד.
4. בסיס הנתונים שנחשף במהלך הבקרה הנוכחי משקף בראש ובראשונה הצלחה בתהליך האצילה, בעיקר סביב המרכיבים של תקינות התהליך ושל עמידה בנהלים ובכללים שנקבעו למהלך זה על ידי הנציבות.
5. עם זאת, הדוח מציף כמה סוגיות אשר נכון יהיה להמשיך ולבחון אותן בראי מימוש תהליכי האצילה למשרדים נוספים ושימור מהלך האצילה במשרדים הקיימים:
   • קליטת עובדים במעמד דרגה גבוה יחסית למצב הקודם.
   • מימוש חלקי בלבד של הגמישות הניהולית.
   • פערים מהותיים בהתאמת המערכות הממוכנות לצורך.
   • פערים בדרך השימוש של המשרדים במערכות.
   • מקומו של הרפרנט בתהליך ויצירת שגרות עבודה שוטפות מול המשרדים בעידן האצילה.
6. ממצאים אלה, כפי שהוצפו בדוח הבקרה, מחייבים את מטה הנציבות להמשיך ולמקד מאמצים סביב כמה מרכיבים:
   •  בניית יכולת המשרדים ויחידות הסמך לבצע מדידה שיטתית ועיתית של מרכיבי האצילה במטרה לשקף תמונת מצב שוטפת ומהימנה של הנהלת המשרדים באשר לעמידה במטרות ובנהלי האצילה. תהליך זה נכון שיובל על ידי הממונים והרפרנטים ובליווי אגף בכיר לבקרת ניהול ההון אנושי בנציבות.
   •  מודל האצילה הקיים היום בנושא קליטת עובד משקף "מודל חצי אפוי", קרי מרכיבים מסוימים נמצאים בסמכות המשרד בעוד מרכיבים אחרים נשארו בסמכות הנציבות. מצב זה משמר דפוסים קודמים של תהליכי עבודה, שבהם "הכול עולה לאישור הנציבות". מבסיס הנתונים בדוח הנוכחי ניתן ללמוד כי זוהי תמונת המצב בחלק מהמשרדים. אי לכך, מומלץ לבחון "אצילת סמכויות מלאה" למשרדים – למעט מרכיבים רגישים מאוד אשר יישארו בסמכות הנציבות – באמצעות קידום מערכת בקרה ממוכנת מלאה תומכת אצילה.
   •  חוויית העובד בתהליך הקליטה משפיעה באופן משמעותי על העמדות שמגבש העובד כלפי הארגון שבו הוא מועסק. מרכיבי האצילה אמורים לצמצם ביורוקרטיה בתהליך ומתוך כך ליצור חוויית עובד חיובית. המדדים הקיימים כיום למבחן האצילה מדגישים מרכיבי מינהל (תקינות התהליך) לצד צמצום משך הזמן של מרכיב בודד בתהליך (משלב הלקיטה ועד האישור במערכת). למרכיבים אלה אין השפעה מהותית על חוויית העובד. מתוך כך, מומלץ לבחון שילוב מרכיבים נוספים בתהליך אשר יאפשרו קליטה חיובית, מהירה ואיכותית בתפקיד או במשרד, בדגש על ייעול ממשקים אל מול העובד הנקלט.
   • מערכות המידע מהוות מרכיב מהותי בתהליך האצילה. בשלות המערכות, רמת נגישותן, בסיס הנתונים ורמת הידע שיש למשרדים בהפעלתן מזוהים כסיכון אסטרטגי בתהליכי האצילה. מתוך כך, נכון יהיה למקד דיון מערכתי לגיבוש פתרונות לטווח קצר ולטווח ארוך.