דילוג לתוכן

דוח בקרה, מדידה והערכת ביצועים מסכם - קליטת עובד

תקציר מנהלים

דוח הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה קבע כי למשרדי הממשלה, ליחידות הסמך ולמערכת הבריאות יואצלו סמכויות לקליטת עובדים, במטרה לצמצם את הביורוקרטיה בתהליך ולמצות את זכויות העובדים החדשים הנקלטים לשירות המדינה. מהלך האצילה מחייב עמידה בהוראות החוק, הכללים והנורמות אגב מתן דגש על עמידה בדרישות הסף וקביעת דרגת העסקה. 

הדוח הנוכחי ביקש לבחון את יישום המדיניות ואת העמידה במטרות וביעדים שהוגדרו עם היציאה למהלך אצילת הסמכויות בנושא קליטת עובד.

תהליך הבדיקה התבסס על "מדד לקליטת עובד חדש" שפותח על ידי מערך הבקרה, תוך השוואת נתונים לתקופה טרם האצלת הסמכויות למשרדים (נחשון גל 1 ו-2). למדד המוזכר לעיל כמה מיקודים: תקינות התהליך (עמידה בנהלים, עמידה בתנאי הסף של המשרה, דרגות העסקה בכניסה לתפקיד ואיכות הנתונים במערכות המידע); גמישות ניהולית (מימוש סמכות הביצוע שניתנה למשרדים); יעילות (צמצום הביורוקרטיה באמצעות קיצור משך זמן הטיפול בקליטה). 

עיקרי הממצאים

א.  ככלל, בסיס הנתונים משקף יישום אחראי של תהליך האצילה בקליטת עובד חדש, בעיקר סביב המרכיבים של תקינות התהליך ועמידה במדיניות ובנהלים שנקבעו על ידי הנציבות.

ב.   עם זאת, אפשר לזהות כמה נושאים המחייבים המשך מעקב ובקרה, ברמת המשרד והנציבות גם יחד:

  1. במשרדי הממשלה חלה עלייה בקליטת עובדים חדשים המועסקים בשכר כולל ובהסכם קיבוצי בדרגה "אמצעית", אל מול ירידה בנקלטים בדרגה "תחילית".
  2. בחוזה מיוחד שכר כולל, המאושר על ידי הנציבות, נשמרה המגמה בהתפלגות מתן הדרגות בכניסה לתפקיד, למעט מגמת עלייה במתן הדרגות העליונות במתח הדרגות של עובדים המועסקים בשכר כולל למשפטנים (סוג חוזה 987).
  3. בבדיקה מדגמית נמצא כי משרדי "נחשון" עומדים בתנאי הסף הנדרשים בקליטת עובד חדש.
  4. 14 משרדים (מתוך 18 שהואצלה להם הסמכות) מימשו באופן חלקי או כלל לא את הסמכות שניתנה להם לאישור קליטת עובדים במערכת המידע. במקרים אלה מסמכי הקליטה הועברו לרפרנטים אשר אישרו את קליטת העובדים במערכת המידע כפי שהיה טרם האצילה.
  5. פערים מהותיים במידת ההתאמה של מערכת המרכב"ה ביישום הנוהל לצד פערים בדרך שבה משרדים מנהלים את התהליך במערכת (הזנה, טיוב).
  6. פרק הזמן שבין מועד ועדת הבוחנים לבין מועד קליטת העובד במשרד/בית החולים נשאר כשהיה טרם מועד האצילה. מנגד, קוצר במעט משך הזמן שבין קליטת העובד לבין אישורו במערכת.

עיקרי ההמלצות

  1. המשך מעקב ובקרה אחר מגמות בקליטת עובדים חדשים בדגש על דרג הקליטה, על דרגות השיא ועל עמידה בתנאי הסף.
  2. בניית יכולת המשרדים ויחידות הסמך לבצע תהליכי מדידה שיטתית ועיתית של מרכיבי האצילה (ובכלל), במטרה לייצר לדרג המנהל יכולות בקרה פנימית לצד אלה של הנציבות.
  3. הטמעת שגרת בקרה רבעונית של רפרנטים אחר תהליך הקליטה על מרכיביו השונים. 
  4. טיוב מערכת המרכב"ה בהיבטים הקשורים לאופן הדיווח, התיעוד והבקרה על הנתונים ובפרט השלמת יישום מערכת לבקרה רבעונית, השלמת אפיון מערכת פורטל קדם קליטה, עדכון מסך מסלולי משרה לאיוש, עדכון מסך פעולות אישור נתוני עובד ועדכון והשלמה של דוח קליטת עובדים.
  5. טיוב האיכות והדיוק של הנתונים במערכת המרכב"ה בדגש על תקופת הניסיון של העובד, לצורך קביעת דרגה במערכת ולתיקוף מתן הדרגה המתחייבת על פי הכללים.
  6. השלמת מהלך האצילה בכלל הנושאים לקליטת עובד חדש לרבות אישורי העסקה בחוזה מיוחד שכר כולל, כמרכיב התומך בהטמעה של תפיסת אחריות המשרד לכלל מרכיבי ניהול ההון האנושי ובניתוק "הדפוסים המסורתיים" שהיו במודל הנציבות טרם הרפורמה.
  7. בניית תכנית פעולה המקדמת את קיצור משך הזמן (יעילות) לקליטת עובד חדש במשרדי הממשלה, ביחידות הסמך ובמערכת הבריאות כמרכיב מהותי ביצירת חוויית קליטה חיובית, גיוס אנשים איכותיים (מבלי לאבד אותם בתהליך) וחיזוק החיבור לארגון.
  8. המשך פעילות לרענון ולהטמעה של הנהלים והכללים הנדרשים בתהליך הקליטה לרפרנטים ולגופי משא"ן.

סימנייה