| |
|
|
| |
"תנאי נוסף לאצילה יהיה קיומה של מערכת מידע ממוכנת שבה משולבת תפיסת הבקרה הכוללת התראות חריגה בזמן אמת, כחלק מתפיסה של
'Built In Control'. מערכת זו תאפשר, במידת הצורך, חקירת מידע לעומק
(Drill Down). למערכת התפעול והשליטה הממוכנת תתווסף שכבת BI הכוללת תצוגת לוח מחוונים לקבלת מידע ניהולי עדכני. הלקוחות לקבלת נתונים והתראות על כל חריגה הם מנכ"ל המשרד והאחראי, וגוף הביקורת בנציבות שירות המדינה". דוח ועדת הרפורמה, עמ' 216
|
|
| |
|
|
מערכת בקרה רבעונית במרכב"ה
בחלק 20 לנוהל קליטת עובד בנושא "שגרות הדיווח והבקרה", נקבע כי אחת לרבעון תבוצע בקרה מדגמית על יישום נוהל קליטת עובד במשרדים על ידי הרפרנט ובשיתוף עם אגף הבקרה. עד לפרסום הדוח טרם הושלם במערכת מרכב"ה היישום של מערכת בקרה רבעונית, דבר שלא אפשר בקרה מדגמית אפקטיבית על יישום הנוהל במשרדים ואיתור חריגים.
חריגים בהגדרת משרה במסלולי איוש – אי מהימנות מסד הנתונים
במערכת מרכב"ה אופיין מסך "מסלול משרה לאיוש". מטרתו של המסך היא לסווג את מסלול הקליטה של העובד בהתאם לסוג הקליטה (קבוע או זמני) ובהתאם למאפייני המשרה (פטורה ממכרז או חייבת במכרז). בעתיד, בהתאם לדיווח במסך, ייפתח במערכת הגיוס והמיון מסלול הגיוס התואם למשרה. בשלב הנוכחי המשרדים נדרשים לדווח במסך על סוג הקליטה טרם קליטתו של העובד, ובדיקות לוגיות מבוצעות על מנת לברר אם העובד הנקלט עומד במאפייני המשרה (כמשרה פטורה או לא פטורה ממכרז, כאיוש זמני או קבוע).
מסלול האיוש יכול להשתנות בכל פעם (איוש זמני במילוי מקום, איוש קבוע וכן הלאה) בהתאם לצורך הגיוס של המשרד. לפירוט על מבנה המסך ואפשרויות הבחירה ראו נספח 8 – מסך מסלולי משרה לאיוש.
החריגים שהתגלו בתהליך זה בהזנות המשרדים הם:
- סימון העסקות במילוי מקום כמינוי קבוע – משרות לאיוש זמני להעסקה במילוי מקום נפתחו במסלול לאיוש קבוע תחת פטור ממכרז מסיבת "אחר". חשוב לציין כי בחירה בהליך זה למעשה מונעת את האפשרות לביצוע בדיקות לוגיות על הליך של מילוי מקום. חריגה זו מופיעה בעיקר במשרד הבריאות, בבית החולים נהריה, במשרד המשפטים ובמשרד הפנים.
- סימון משרות הפטורות ממכרז בסיבת פטור לא נכונה ('אחר') –
א. משרות לאיוש קבוע בפטור ממכרז בשל סיבת פטור תקשי"ר על פי פסקה 11.95 ו-11.96, כגון סקטור אחיות, מקצועות פרא-רפואיים וקליטה מלשכת התעסוקה, סומנו מסיבת "אחר" כברירת מחדל, ולא מהסיבה הראויה בשל פערי ידע או נוחות. חריגה זו מופיעה בעיקרה במערכת הבריאות.
ב. בשני מקרים במשרד המשפטים משרות סומנו כ"הליך גיוס ממרכב"ה->מכרזי מאגר/עתודה", אף שנדרש היה לסמנן כ"פטור ממכרז מסיבת משרות עד דרגה 17/טכנאים 38".
- סימון שגוי של משרות כפטורות ממכרז – נמצאו מקרים רבים שבהם המשרות סומנו כפטורות ממכרז אך במאפייני המשרה נרשם שהמשרה חייבת במכרז.
- שימוש לא נכון בסיבת פעולה ועדת איתור – נמצאו מקרים במערכת הבריאות שבהם משרות סומנו כהליך גיוס ממרכב"ה -> ועדת איתור, אך העובדים שנקלטו למשרות אלו לא עומדים בתנאי ועדת איתור (אינם סגל בכיר). לדוגמה, מזכירה רפואית , דירוג מנהלי 14-15 בבי"ח פדה-פוריה.
פעולת שינוי משרד טרם אישור נתוני העובד במשרד הקולט
בפילוח הקליטות על פי משך הזמן בין מועד הקליטה לפעולת שינוי משרד, הופיעו חישובים שבהם פער הזמן היה שלילי, קרי פעולת שינוי המשרד בוצעה כפעולה עתידית וקדמה למועד קליטת העובד על ידי המשרד המעביר. תהליך העבודה הנכון הוא שהמשרד העתידי (הקולט), כחלק מאישור נתוני העובד, מבצע את שינוי המשרד. בשלב זה לא ניתן למנוע הליך זה במרכב"ה אף שהוא אינו נכון מבחינה מקצועית.
עדכון נתונים בתיק העובד וארכוב צרופות ומסמכים
במסגרת המדגם לבדיקת חריגות מדרישות הסף התגלה כי חלק גדול מנתוני העובדים המהווים תימוכין להשכלה, לניסיון מקצועי, לרישיונות ולהסמכות נסרקו כמסמכים לצרופות אך לא הוזנו בתיק העובד במרכב"ה. לחלופין, נמצאו מקרים שבהם תיק העובד היה מעודכן אך לא נמצאו סימוכין בארכוב.
מסקר פנימי שנערך מול עובדי משאבי אנוש בקורס יסוד להון אנושי, עלה כי הפער נובע בעיקר מכך שכלל נתוני העובד החדש מוזנים בצורה ממוכנת למערכת הגיוס והמיון לרבות צרופות ותצהירים, אך בסיום התהליך הם נסגרים ואינם מועברים לתיק העובד במרכב"ה. דבר זה מנציח מצב שבו העובד הנקלט נאלץ למלא בטופס ידני אותם פרטים שמילא באופן ממוכן במערכת הגיוס והמיון ולצרף העתקים ידניים של המסמכים והצרופות הנדרשים, ולאחר מכן עובד משאבי אנוש במשרד נדרש להזין את הנתונים באופן ידני לתיק העובד ולסרוק בעצמו את המסמכים לארכוב.
חריגה בהזנות של סוג עובד, משרה, עיסוק ומתח דרגות
בבחינת איכות הנתונים, נמצאו החריגות הבאות בהזנת הנתונים במערכת מרכב"ה בתהליך הקליטה:
- במסגרת מיפוי האוכלוסייה הנסקרת הוצפו קליטות של עובדים הנמנים עם הסגל הבכיר, מאחר שמשרות העובדים לא סומנו כסגל בכיר במערכת מרכב"ה (סוג מידע בכירים).
- קביעת מתח דרגות שגוי או לא מתאים:
- עובדים בעלי מתח דרגות שגוי (דרגה תחילית ושיא זהות). לדוגמה, פיזיותרפיסט באסף הרופא במתח דרגות א5-א5.
- קליטות של עובדים שאינם משתייכים לסגל הבכיר, אך מתח דרגת משרתם שייך לסגל הבכיר. לדוגמה, קליטה במילוי מקום למשרת מנהל מעבדה ביוכימית (ביוכימאי א4-א6) של עובדת בדירוג ביוכימאי דרגה ד'.
- קליטות במשרה או עיסוק לא תואמים:
- סטודנטית המשובצת במשרה שאינה משרת סטודנט.
- קליטות עובדים במערכת הבריאות, כאשר דירוג משרתם הוא אחיות ודירוג העובדים הוא מנהלי ואין למשרתם עיסוק בפועל (בדרך כלל במקרים כאלו מדובר בקליטת כוח עזר בבתי חולים המשובצים על דירוג אחיות, אך צריך להיות להם עיסוק בפועל בדירוג המנהלי).
- קליטות עובד על משרה פעילה ולאחר מכן המרתה למשרה 99999999, במקום למשרה פעילה.
