דילוג לתוכן

דוח בקרה, מדידה והערכת ביצועים מסכם - קליטת עובד

5.1.1. תקינות התהליך

1. דרגות העסקה בכניסה לתפקיד

תמונת מצב

     
  1.  במשרדי הממשלה חלות עלייה בקליטת עובדים חדשים (המועסקים בשכר כולל ובהסכם קיבוצי) בדרגה "אמצעית" וירידה בנקלטים בדרגה "תחילית". בתקופת האצילה בדרגת ה"שיא" לא חל שינוי משמעותי.  
     

2. בחוזה מיוחד שכר כולל, המאושר על ידי הנציבות, נשמרה המגמה בהתפלגות מתן הדרגות בכניסה לתפקיד, למעט מגמת עלייה במתן הדרגות העליונות במתח הדרגות של עובדים המועסקים בשכר כולל למשפטנים (סוג חוזה 987).

     
 

3.  במשרדי הממשלה נמצאה מגמה שונה של עלייה בדרגה האמצעית במתן הדרגות לעובדים המועסקים בהסכמים הקיבוציים, שלגביהם סמכות אישור החוזה ומתן הדרגה מצויה במשרדים.

 
     

4. נרשמה מגמה דומה בהתפלגות הדרגות של העובדים הנקלטים בדירוג הפרקליטים והסנגורים, אשר ככלל מועסקים בהסכמים קיבוציים וסמכות אישור הדרגה מצויה במשרד המשפטים. כ-50 אחוז מהנקלטים מקבלים דרגה תחילית שאינה דורשת ניסיון. מגמה שונה נמצאה בקרב המשפטנים המועסקים בשכר כולל (חוזה מסוג 987), ולפיה כשליש מהנקלטים מקבלים דרגה תחילית וכשליש מקבלים את שתי הדרגות העליונות במתח הדרגות המחייבות שלוש-חמש שנות ניסיון.

     
 

5. במערכת הבריאות חלות עלייה של כשישה אחוזים בנקלטים לדרגת "שיא" וירידה בקליטה לדרגה התחילית. כמות הנקלטים בדרגה האמצעית נשמרה.

 
     

6. במערכת הבריאות נמצאו שישה עובדים בעלי תואר שני שניתנו להם דרגות תחיליות. נוהל קליטת עובד שינה את הוראות התקשי"ר 21.131 ולפיהן:
"(א) נבחר אדם למשרה בדירוג האקדמאים במדעי החברה והרוח, או בדירוג המהנדסים, או בדירוג העיתונאים, או בדירוג השירות המשפטי, או בדירוג הפרקליטים והוא בעל תואר שני אחרי שהשלים את מזער הניסיון בעבודה הנדרש לקבלת הדרגה הנמוכה מבין הדרגות הצמודות למשרה, ממי שהינו בעל תואר ראשון, ולאחר שהשלים את תקופת הניסיון, זכאי לדרגה גבוהה באחת, למפרע מיום כניסתו לאותה משרה;
(ב) נמצא אדם כאמור, לאור ניסיונו וכישוריו ראוי לקבל דרגה גבוהה מן הדרגה הנמוכה ביותר הצמודה למשרה, יקבל עם תום תקופת הניסיון ולמפרע מיום כניסתו למשרה, דרגה גבוהה באחת מן הדרגה שנמצא ראוי לה, ובלבד שלא יקבל דרגה גבוהה מן הדרגה הגבוהה ביותר הצמודה למשרה."

סיכום והמלצות
ממצאי הדוח מלמדים על מגמה מסוימת למתן דרגות "אמצעיות" בקליטת עובדים חדשים המועסקים בהסכמים קיבוציים במשרדי הממשלה ועל נטייה לדרגות שיא במערכת הבריאות. בבדיקת רמת ההשכלה של האוכלוסייה הנסקרת, נמצאה מגמת עלייה בכמות האקדמאים, בעלי תואר ראשון, שנקלטו במשרדי הממשלה באותה תקופה, וכן נמצאה מגמת עלייה ברמת ההשכלה (תואר שני ושלישי) במערכת הבריאות. ייתכן שממצא זה מסביר את השינוי במגמות. לאור אילוצי מגבלות המערכת לא הייתה אפשרות לבחון ברמה מערכתית את שנות הניסיון של העובדים באותה תקופה, נתון אשר מהווה רכיב בקביעת דרגת הקליטה לשירות המדינה.

מתווה ליישום

  • המשך מעקב אחר מגמות הקליטה בדגש על דרגות העסקה בכניסה לתפקיד.
  • לאור השוני שנמצא בין התפלגות הדרגות המוענקות לעובדים המועסקים בהסכמים קיבוציים לבין התפלגות הדרגות המוענקות לעובדים המועסקים בשכר כולל, ההצעה היא לרענן את הנוהל של קביעת דרגה בכניסה לתפקיד בקרב הרפרנטים וגופי משא"ן.
  • לאור ממצא התפלגות הדרגות בדירוג המשפטנים, יש מקום לבחון לאורך זמן את המגמה לקביעת דרגות הכניסה על מנת לוודא שלא קיימת שחיקה של אופק הקידום של העובדים הנקלטים לדרגות העליונות של מתח הדרגות הראשוני בדירוג המשפטנים (ב-א2).
  • לאור אי אחידות במתן דרגות לבעלי תואר שני במערכת הבריאות, ההצעה היא לעדכן את פסקה 21.131 כך שתהיה תואמת להוראות נוהל קליטת עובד. דהיינו, שהדרגה תינתן עם תחילת ההעסקה ולא למפרע לאחר תקופת הניסיון.

 

 

5.1.1. - המשך2

 

2. עמידה בתנאי סף

תמונת מצב
1. מממצאי הבקרה שנאספו באמצעות מדגם בדיקות עולה כי לא נמצאו קליטות חריגות בהיבטי ניסיון והשכלה הנדרשים למשרה.

2. מאחר שאין במערכת נתון המעיד על מספר שנות הניסיון של העובד לצורך דרגה (חוץ מבמסך סיכום קליטה אשר לא ניתן לשליפה), לא ניתן לבצע בקרה ממוכנת מערכתית על תקינות מתן דרגות כניסה.

     
 

3. הרפרנטים הצביעו על שלוש קליטות חריגות שנמצאו באקראי במהלך השנה אשר בהן נמצאה חריגה ביחס לדרישת הסף של הניסיון (חישוב שנות הניסיון, רלוונטיות הניסיון לדרישות התפקיד והצגת אסמכתאות תומכות לניסיון).

 
     

 

סיכום והמלצות
כאמור לעיל, ממצאי הבקרה מלמדים על עבודה על פי הנוהל. עם זאת, הואיל ולא קיימת מערכת בקרה ממוכנת על קליטות עובדים, לא ניתן להבטיח תקינות מלאה של תהליך קליטת העובדים בתקופת האצילה בדגש על עמידה בדרישות הסף (השכלה וניסיון). כמו כן, לא קיים נתון המשקף את הניסיון של העובד במערכת אשר ניתן לשליפה ולבחינה אל מול דרישות הסף שנקבעו בתיאור התפקיד.

מתווה ליישום

  • קידום מערך בקרה רבעונית ליישום שגרות בקרה של רפרנטים על קליטות עובדים – בכל רבעון יתבצע מדגם של לפחות 30 אחוז מסך הקליטות בכל משרד.  אוכלוסיית המדגם תיקבע בהתאם לפרמטרים קבועים במערכת (דירוגים שונים, מדרגים שונים, דרגות וכד'). עיקרי הממצאים יועברו באופן שוטף לבעלי תפקידים הרלוונטיים.
  • שילוב נתון  במערכת המשקף את "תקופת ניסיון העובד לצורך קביעת דרגה".
  • לאור כמה חריגות שנמצאו על ידי הרפרנטים, מומלץ לחדד את הכללים וההנחיות לבחינת דרישות הסף בדגש על חישוב שנות הניסיון, בחינת הרלוונטיות לתפקיד והאסמכתאות הנדרשות להצגה על ידי המועמדים.

 

חזרה

5.1.1 - המשך3

 

3. מערכות המידע

תמונת מצב

     
 

1 עד לפרסום הדוח טרם הושלם במערכת מרכב"ה יישום של מערכת בקרה רבעונית, מה שאינו מאפשר בקרה ממוכנת, שיטתית ועיתית על תקינות התהליך ועל עמידה בתנאי סף.

2 במערכת המרכב"ה קיימות בדיקות לוגיות המשוות בין נתוני הקליטה בתיק העובד לבין נתוני המשרה (מסלולי האיוש). בדיקות לוגיות אלו עדיין אינן מכסות כראוי את מרחב האפשרויות הקיימות בעת קליטת עובד למשרה ומאפשרות למשרדים לבצע פעולות סותרות בין נתוני העובד לנתוני המשרה.

3. בחלק מהמשרדים ובעיקר במערכת הבריאות, משתמשים לצורך איוש זמני של העסקה במילוי מקום במסלול של איוש קבוע בפטור ממכרז מסיבת אחר, ובכך מבטלים את הבדיקות הלוגיות של תהליך מילוי המקום ויוצרים מידע שגוי במערכת שלא יאפשר אחר כך ניתוח של נתוני העסקת עובדים במילוי מקום.

4. נוסף לכך, יש משרדים שאינם מכירים את תהליך סימון מסלולי האיוש על בוריו, וכתוצאה מכך מסמנים במשרה נתונים שגויים ועושים שימוש יתר בסיבת אחר בהליכי פטור ממכרז שלא לצורך.

5. נמצא כי יש משרדים שבניגוד לתהליך העבודה התקין מבצעים פעולה עתידית של שינוי משרד לעובד בטרם תאריך קליטתו למשרד החדש.

6. חלק גדול מנתוני העובדים החדשים לא מוזנים וסרוקים באופן מלא בתיק העובד במערכת מרכב"ה. מצב זה נובע מכך שאין ממשק ישיר בין מערכת הגיוס והמיון לתיק העובד במרכב"ה, ולכן העובד הנקלט נאלץ למלא בטופס ידני אותם פרטים שמילא באופן ממוכן במערכת הגיוס והמיון, ועובד משאבי אנוש במשרד נדרש להזין את הנתונים באופן ידני אחד-אחד לתיק העובד ולסרוק בעצמו את המסמכים לארכוב.

 
     

 

סיכום והמלצות

מערכת מרכב"ה אינה תומכת ביישום מטרות נוהל קליטת עובד באמצעות קיצור וייעול תהליך הקליטה באופן ממוכן וביצוע בקרה שלמה על תקינות התהליך באמצעות בדיקות לוגיות ומערכת לבקרה רבעונית.

תהליך ההטמעה של מסך מסלולי משרה לאיוש לוקה בחסר, בעיקר במערכת הבריאות, דבר הגורם להזנת מידע שגוי למערכת מרכב"ה, לעקיפת בדיקות לוגיות ולזיהום בסיס הנתונים לניתוח ועיבוד המידע.

מתווה ליישום

> יישום במרכב"ה

  • השלמת יישום מערכת לבקרה רבעונית במרכב"ה בדחיפות. המערכת תדגום קליטות עובדים, אגב שימת דגש על מקרים שבהם קליטת העובד נעשתה שלא על פי הנהלים ודרישות הסף (שנות ניסיון ורמת השכלה) שהופיעו במכרז או בתיאור המשרה.
  • השלמת אפיון מערכת פורטל קדם קליטה אשר תאפשר ממשק בין מערכת הגיוס והמיון לבין תיק העובד, ותייעל ותקצר את תהליך הקליטה.
  • הטמעת בדיקות לוגיות אשר ישפיעו על תהליך הקליטה בהתייחס להיבטים הבאים:
    • בדיקת נכונות קליטה או שיבוץ עובד בהתאם למסלול איוש ולהליך הגיוס והתאמת המשרה למכרזים שיפורסמו במערכת הגיוס והמיון.
    • מניעת ביצוע פעולה עתידית של שינוי משרד בטרם נקלט העובד במשרד החדש, על מנת להימנע מתוצאה שלילית בפערי הזמן בין האישור לקליטה.
    • בדיקת התאמה בין דירוג העובד השייך ל"שכר כולל" לבין תת-קבוצת העובדים "חוזה מיוחד שכר כולל" בלבד.
    • הוצאת התראה להתייחסות על אי-התאמה בין רמת השכלת העובד (סוג תואר) לבין דרגת העובד בתוך מתח הדרגות.
    • בניית טבלת ערכים של שנות ניסיון המותאמת לכלל דרישות הסף השונות, לטובת ביצוע בקרה ממוחשבת.
    • התראה למשרד על עובד שלא נעשה עדכון או שינוי בנתוניו – על מנת שלא יישכחו עובדים שכבר עזבו או פרשו וכד'.
  • עדכון המסך "מסלולי משרה לאיוש" והבדיקות הלוגיות הנגזרות ממנו בעת קליטה ושיבוץ של עובד במשרה. דוגמאות:
  • אי מתן אפשרות לבחירת סיבת "אחר" בפטור ממכרז, במקרים שבהם ברור שניתן לבחור אחת מהסיבות המובנות או שהכוונה היא לאיוש זמני במילוי מקום. 
  • בדיקה אם סוג מסלול האיוש הנבחר תואם לסיבת הפעולה שנבחרה ולקבוצת העובדים.
  • עדכון המסך "פעולות אישור נתוני עובד", כי יהיו שדות נפרדים להצגת תאריך אישור והגורם המאשר.
  •  עדכון והשלמה של דוח קליטת עובדים להצגה ובקרה, והנגשתו והטמעתו במשרדים לטובת בקרה שוטפת של המשרד על הקליטות אצלו. לפירוט השינויים הדרושים בדוח ראה נספח מס' 6 - עדכונים הדרושים להשלמת דוח קליטת עובדים.
  •  

הדרכה, הכשרה והטמעה

  • לצורך צמצום פערי הידע במערכת הבריאות ומשרדי הממשלה, נדרש תהליך הדרכה, הכשרה והטמעה של ביצוע שגרות הדיווח במערכת מרכב"ה בדגש על מסך מסלולי משרה לאיוש.

 

5.1.2 גמישות ניהולית

גורם מאשר

תמונת מצב

1. בעידן של אצילת סמכויות, סמכות האישור לקליטת עובדים – חוץ מעובדים המועסקים בסגל הבכיר וממשרות אמון – הועברה למשרדי הממשלה (משרדי נחשון). נמצא כי כ-87 אחוז מהקליטות של עובדים חדשים אושרו על ידי משרדי הממשלה. 13 אחוז מהקליטות אושרו בנציבות ומרביתן הן של עובדים שנקלטו בחוזה מיוחד שכר כולל.

     
 

2. 14 משרדים מימשו באופן חלקי או לא מימשו כלל את הסמכות שניתנה להם לאישור קליטת עובדים במערכת המידע. במקרים אלה, מסמכי הקליטה הועברו לרפרנטים אשר אישרו את קליטת העובדים במערכת המידע בהתאם לנוהג שהיה טרם האצילה.

 
     

 

סיכום והמלצות
משרדי הממשלה מאשרים את רוב הקליטות.
כאשר מדובר בקליטות בחוזה מיוחד שכר כולל, הנחתם בנציבות, יש נטייה גם לאשר את העסקת העובד במערכת על ידי הרפרנט.          
הגורמים לכך יכולים להיות:

  • אי בהירות אצל המשרדים והרפרנטים בנוגע לנוהל המאפשר למשרדים לאשר קליטות עובדים המועסקים בחוזה שכר כולל, וזאת לאחר אישור הרפרנט את תקינות החוזה ודרגת הכניסה.
  • חשש מביצוע טעויות או חוסר בשלות לקחת אחריות במקרים מורכבים יותר.  
  • נוחות – מאחר שקליטת העובדים בחוזה שכר כולל דורשת בחינה ואישור של הרפרנט, מטעמי נוחות והרגל הרפרנט הוא המאשר את העובד במערכת.  

מתווה ליישום

  • יש לחדד את הנהלים, בדגש על אישור עובדים הנקלטים בחוזה שכר מיוחד.
  • במשרדים שבהם לא ממומשות סמכויות האצילה בקליטת עובד חדש, יש לברר את הגורמים לאי יישום הנוהל ולבצע עדכון והבהרה ייעודיים לנוהל. התהליך יבוצע בשיתוף הרפרנט הרלוונטי בנציבות.
  • לצורך השלמת הגמישות הניהולית, יש לבצע מיפוי של סוגי התפקידים שניתן להעסיק בחוזה אישי לפי תקנה 1 (3) לתקנות ופסקה 16.414 לתיקון תקנות שירות המדינה (מינויים) ולהאציל את סמכות החתימה על חוזים מיוחדים לאחראי במשרד, למעט חוזה בכירים וחוזה מומחים.

סימנייה