דילוג לתוכן

תורת הבקרה, המדידה והערכת הביצועים בהון האנושי

7.2 תהליכי מדידה והערכה ארגוניים

להלן מודל רב-שלבי להטמעת תהליכי מדידה והערכה ארגוניים. כוחו של המודל בהיותו גנרי ומציג תשעה שלבים מרכזיים המבוצעים בכל תהליך מדידה והערכה ארגוני באשר הוא. עם זאת, תיתכן שונות ברמת העומק של כל שלב; בכלים ובשיטות שבהם ייעשה שימוש בתהליך; במשכו של התהליך ובתשומות המושקעות בו ועוד. 

התהליך המלא מוצג בתרשים שלהלן. הסעיפים הבאים מרחיבים על שלבי התהליך השונים ועל כלים ושיטות שבהם ייעשה שימוש למדידה ולהערכת ביצועים בתחום ניהול ההון האנושי בשירות המדינה. 

7.2.1 שלב 1 - היערכות

שלב ההערכות לביצוע הערכה ומדידת ביצועים מורכב מכמה שלבים המכוונים לתת תשובות לכמה שאלות: מהי נקודת הזמן הראויה לביצוע פעילות להערכת נושא, תחום תוכן או פעילות? מהם הנושאים שההערכה צריכה להתמקד בהם? האם לנקוט גישה כמותית או איכותנית? באילו כלים להשתמש? מהן הדרכים הטובות לאיסוף המידע? מה מבנה תהליך ההערכה הנכון?

7.2.2 שלב 2 – מטרות ויעדים

חשוב להבחין בין מטרות (הישגים רחבים, טווח ארוך, בעיקר איכותיות) ובין יעדים (הישגי ביניים, טווח קצר, בעיקר כמותיים).
המושגים "מטרה" ו"יעד" מוגדרים במדריך התכנון הממשלתי[1] וכן מוסברים במסמך תורת הבקרה.
שלב הגדרת המטרות והיעדים נכון שיעורר דיון במושג ה"הצלחה". מהו ההישג המצופה? מה ייחשב להצלחה (או לעתים – לאי הצלחה)? מהו אופיה של אותה הצלחה? מתי תושג?

7.2.3 שלב 3 – פיתוח מדדים

להלן כמה עקרונות חשובים בפיתוח מדדים:

  1. שיתוף גורמים שונים במשאב האנושי המעורבים בתהליך המדידה ומושפעים ממנו.
  2. שימוש במסגרת בניית מדדים מסוג SMART (רלבנטיות, בר מדידה, בר השגה, ריאלי, בעיתוי נכון).
  3. קיום מסגרת הבודקת מהימנות של המדדים (מדדים שאינם תלויים בגורם המדידה, מתאפשרת חזרתיות).
  4. קיום מסגרת הבודקת את תקפות המדדים (מדדים מודדים את מה שרלבנטי למדידה).
  5. קיום תהליך ניהול נתונים מובנה ומאורגן: הגדרה של מבנה נתונים וטבלאות מידע, של תהליכי איסוף ושל דרכי ניתוח, על מנת לקיים אחידות במדידה המגבירה את המהימנות והתקפות של הממצאים.
  6. במידת האפשר, בניית מאגר מדדים תקף ומהימן היכול לשמש את הארגון בבניית מפות אסטרטגיות ומפות בקרה תפעוליות.
  7. בניית מאגרי מידע האוגרים נתונים מכל תחומי המדידה שנבחרו לבקרה ולניטור.
  8. שימוש במדדים מארבעת המרחבים: תשומות, תהליכים, תפוקות ותוצאות, על מנת לקיים מדידה מאוזנת ככל האפשר בין קטבים ארגוניים, בהתאם לחלופה שנבחרה ליישום. אפשר למדוד רק חלק מהמרחבים על פי הצורך.
 

[1] מדריך התכנון הממשלתי, ירושלים, ספט' 2010 , גרסה מעודכנת (4.0).

7.2.4 שלב 4 – בחירת מודל המדידה
(מפות בקרה אסטרטגיות, חליפת בקרה, דוח בקרה, תכניות עבודה)

שלב זה מהווה אבן דרך משמעותית במימוש תהליך מדידה והערכה הלכה למעשה. פונקציית המטרה לשמה מתבצעת הבקרה תגדיר את מודל המדידה והערכה בו נשתמש.

מודל המדידה הוא התבנית המארגנת את כלל מרכיבי תהליך המדידה וההערכה (המטרות, המדדים, ערכי הנורמה/הסף, ערכי הביצוע ומשמעותם וכיו"ב) ומאפשרת הצגתם והנגשתם.

למשל, בתהליכים בהם נדרש לקבל תמונה מערכתית על מימוש האסטרטגיה הארגונית ייעשה שימוש במודלים כגון מפות בקרה אסטרטגיות ולוח הישגים מאוזן (BSC); בתהליכים בהם נדרשת תמונת עומק אחר הגורמים לתופעה מסוימת יגובש דוח בקרה מאבחן; וכדומה.

7.2.5 שלב 5 – סרגלי השוואה

  1. הגדרת תקן ביצוע, נורמה או כל קו בסיס שרירותי אחר, שישמש כנקודת ייחוס זמנית או קבועה באתחול תהליך המדידה. תקן ביצוע זה הוא בר שינוי מדי תקופה ומאפשר לכייל את רף הביצועים של הארגון.
  2. נקודת הייחוס יכולה להיות ביצועי השנה שעברה, ביצועים של ארגונים דומים, ביצועים של ממוצע הענף ועוד.
  3. ניסוח קו הבסיס הוא חלק מהגדרת "מה ייחשב להצלחה?" בעת בניית מדדים.

7.2.6 שלב 6 – נתונים ואיסופם

בתהליכי מדידה והערכה נאספים נתונים ומידע, הנבחנים ומשמשים להסקת מסקנות ולקבלת החלטות. איסוף הנתונים נעשה באמצעות כלים המותאמים לאופי ולסוג הפעילות של ההערכה.
הכלים והשיטות שבהם נשתמש בתהליכי מדידה והערכה:

  1. איסוף נתונים כמותי ואיכותני
  2. בקרת תכנית ופעילות באמצעות איסוף נתונים ממשתתפיהן
  3. איסוף נתונים באמצעות שיפוט מומחים
  4. איסוף נתונים באמצעות סקרים
  5. איסוף נתונים באמצעות ראיונות
  6. תקפות ומהימנות במדידה והערכה – מהימנות ותקפות של תהליכי מדידה והערכה הן אבני יסוד בתהליך המקצועי, ועל בסיסן אפשר לקבל החלטות ולשפר ביצועים.

7.2.7 שלב 7 – הערכה ושיפוט

  1. מדד להערכת ביצועים מכונה "אינדקס" והוא נמדד באחוזים (%).
  2. חשוב להגדיר הצלחה. האינדקס מאותת על תפיסת ההצלחה ביחס לקו הבסיס.

7.2.8 שלב 8 – דיווח ושגרות

  1. בשלב זה, חשוב למפות את כל בעלי העניין שלהם יש לספק גישה לדוחות (אם המיפוי לא בוצע קודם). שקיפות ונגישות הן חלק בלתי נפרד מעולם מדידה אמין ומניע.
  2. חשוב להגדיר את טווח הזמן בין איסוף הנתונים, יצירת המדדים, ניתוח התוצאות והדיווח עליהן. ככל שפרקי הזמן בין הפעולות קצרים יותר, כך עולה הרלבנטיות של הדוחות לקבלת ההחלטות.
  3. תבנית סיכום ודיווח של ממצאי מדידה והערכה – ככלל, על הדוח המסכם להיות כתוב בשפה פשוטה, קצרה וברורה, להתייחס לשאלות שעליהן התבקש תהליך הערכה להשיב, לייצר תמונת ממצאים ברורה ולגבש המלצות וכיווני פעולה אופרטיביים.

להלן ראשי פרקים כלליים לדוח הערכה:

  • פתח דבר
  • תקציר מנהלים
  • מבוא   
  • שיטה
  • תוצאות
  • המלצות לפעולה
  • נספחים

7.2.9 שלב 9 – שיפור ביצועים

שלב זה, האחרון בתהליך התכנון והערכת הביצועים, הוא שלב "סגירת המעגל" ותכנון פעולות מתקנות.

 

 

סימנייה