דילוג לתוכן

תורת הבקרה, המדידה והערכת הביצועים בהון האנושי

6.2 תשתית תהליכית

התרשים הבא מציג את האופן שבו התפיסה המארגנת שהוצגה לעיל מיושמת במתכונת העבודה המתוכננת (העתידית) של נציבות שירות המדינה. יש לסייג ולהדגיש שחלק מתיאורי העיסוק של תפקידים אלה נמצאים בהתהוות ובבנייה בימים אלה ולפיכך האיור מציג את הרעיון המארגן ברמה התפיסתית.

כמוצג לעיל, מערך הבקרה ישמש כמומחה תוכן וכמנחה מקצועי בתחום הבקרה. במסגרת תפקידו ייצר המערך כלים ויתמוך במנהלים ברמות השונות – מערך הרפרנטים, מומחי התוכן של האשכולות השונים בנציבות והמנהלים הרלוונטיים במשרדים עצמם. האחריות על ביצוע תהליכי הבקרה הניהולית היא של המנהלים עצמם, של הרפרנטים ושל מומחי התוכן בכל הרמות. יש להדגיש ש"מקומו" של אגף הבקרה (בהיבט של תפיסת תפקיד) מקביל לזה של אגף התכנון האסטרטגי ושל אגף התורה. כפועל יוצא, יגובשו ממשקי עבודה סדורים וגבולות סמכות ואחריות (מי מוביל, מי שותף ומהי מידת השותפות) בין אגפי המטה המקצועי התומך, כך שתהליכי האסטרטגיה, התכנון, התורה, המחקר והבקרה יהיו שלובים וקוהרנטיים עבור "צרכניהם".

בעידן האצילה וכתוצאה מהמבנה הארגוני העתידי של הנציבות – תפקיד הרפרנט מרכזי ומשמעותי בתפיסת ההפעלה של נש"מ (ובפרט במימוש תפיסת הבקרה).

כמתואר בדוח הרפורמה[1]: "הרפרנט ישמש תמיד ככתובת אחת וכנציג הנציבות, על כל תחומי פעילותה, מול משרדי הממשלה ויחידות הסמך. נוסף לכך, הרפרנט משמש כגורם שדרכו מתקיים היזון חוזר בתוך תהליכי העבודה. רק כך תתאפשר יצירת מעגל סגור בתהליכי הנחיה, ליווי, בקרה וקבלת החלטות".

הרפרנט ישמש כחוליה מקשרת ומשמעותית מול המשרדים, ויהיה מעורב בגיבוש המדיניות עם מומחה התוכן ובהבאתה לידי יישום במערך המשרדים שעליהם הוא אחראי, וכך גם לגבי האחריות על הבקרה השוטפת של יישום המדיניות. משכך – הרפרנט יהיה משולב ומעורב בשגרות הניהול והבקרה כחלק מתפקידו, ובפרט בשגרות הבקרה המסכמת.

כהמשך למיפוי שבוצע ולאפיון של עולמות התוכן השונים לניהול הון אנושי, יוגדרו מומחי תוכן לכל נושא ונושא. מומחי התוכן שותפים בגיבוש המדיניות בתחומי מומחיותם והם האמונים על הובלת פיתוח התורה המקצועית ועל תרגום המדיניות להנחיות מקצועיות. מומחי התוכן נסמכים על מערך הבקרה כולו לשם היזון חוזר, תיקון ועדכון של התורה והמדיניות (בקרה מעצבת). אגף הבקרה יהיה שותף בפיתוח כלי הבקרה המשמשים לשם כך – בפרט חליפות הבקרה הנושאיות או חליפות בקרה "רזות" המהוות חלק מהנהלים ומסמכי התורה השונים.

לצד זאת, במקרים שבהם יש להגיע לשורש הבעיה (בקרה מאבחנת) או לבצע עבודת ניתוח מערכתית עבור נושאים אסטרטגיים, "ייפגש" אגף הבקרה באופן בלתי אמצעי עם השטח על מנת לבחון מקרוב את שורש הבעיה ויוביל את גיבוש דוחות הבקרה ואת מהלכי הבקרה הרלוונטיים.

 

[1] דוח ועדת הרפורמה, עמ' 219

6.2.1 השתלבות הבקרה בשינוי באסטרטגיה, במדיניות, בתורה

כפי שצוין לעיל, מבנה חליפת הבקרה בעולם תוכן מסוים, תחילתו בשיקוף האסטרטגיה ומדיניות הנציבות בתחום זה. אם מדיניות זו משתנה או אם התורה מתעדכנת, נדרש עדכון של חליפת הבקרה בהתאם לכך.

בנוסף לאמור לעיל, תשמש תכנית העבודה בהיבטי ניהול ההון האנושי ככלי מרכזי, הן לניסוח ולהצגה של האסטרטגיה (מטרות, יעדים, מדדי תוצאה) והן לתכנון הפרטני ולבקרת הביצוע. אגף התכנון האסטרטגי יהווה את גורם המטה המוביל בנושא מעגל התכנון השנתי ותכנית העבודה כפי שצוין לעיל, אגף הבקרה יתמוך בהיבטי הבקרה והמנהלים ברמות השונות יהיו אחראים על תוכני תכנית העבודה ועל ביצועה – כל אחד בהתאם לתחום פעילותו.

 6.2.2 מעטפת בקרה לפרסומי נציבות

נציבות שירות המדינה מפרסמת מעת לעת הנחיות, חוזרים וניירות מטה שונים. אגף הבקרה ישתלב בפרסומים אלה כדי להבטיח את קיומה של מעטפת בקרה מתאימה. מעטפת הבקרה תגובש, בדומה לחליפת בקרה, בשיתוף מומחה התוכן הרלוונטי.

6.2.3 מעגל התכנון והבקרה השנתי

אגף הבקרה יהיה שותף פעיל בתהליך הערכת המצב ויסייע באיסוף נתונים ובהצגת תמונת מצב באמצעות תוצרי הבקרה השונים (בקרה מסכמת ובקרות עומק בנושאים רלוונטיים). ככל שהמדיניות שתגובש בתהליך זה תחייב שינוי או עדכון גם של חליפות בקרה, הללו יבוצעו כמתואר בסעיף ‏6.2.1 לעיל. בתהליך התכנון יסייע אגף הבקרה בהגדרה איכותית של מדדים המשמשים את תכנית העבודה, וכן יזין את הנהלת הנציבות במידע רלוונטי אשר עשוי להשפיע על פרסום ההנחיות לתכנון בתחום ההון האנושי.

6.2.4 השתלבות הבקרה בשגרות הניהול במשרדים וביחידות הסמך

6.2.4.1 תהליכים אסטרטגיים בארגון הנוגעים לתחום ההון האנושי
לעתים מתחוללים בארגון מהלכים אסטרטגיים הנוגעים גם, ובעיקר, בניהול הון אנושי.
אגף הבקרה יהיה שותף לתהליכים אלה כגורם מטה מקצועי המהווה חלק מהנהלת נציבות שירות המדינה, וזאת בתיאום עם מערך הרפרנטים ועם מומחי התוכן הרלוונטיים לתחומים אלה.

6.2.4.2 פעילות שוטפת בתחומי ניהול ההון האנושי
מרבית העשייה המשרדית בתחום ניהול ההון האנושי היא בפעילות השוטפת. קיומן של חליפות הבקרה הנושאיות (הנציבותיות) יאפשר למשרד להציג את הביצועים ביחס לכללים ולהנחיות של הנציבות. נוסף לכך, במידת הצורך, יוכל המשרד לייצר – בסיוע אגף הבקרה – חליפות בקרה ייעודיות או משלימות ברמת המשרד או יחידת הסמך.

כלי חשוב נוסף בבקרה השוטפת של ניהול ההון האנושי ברמת המשרד הוא תכנית העבודה השנתית, כמתואר לעיל. 

סימנייה