דילוג לתוכן

תורת הבקרה, המדידה והערכת הביצועים בהון האנושי

5.2 חלופות ליישום תפיסת הבקרה בעולמות התוכן של ניהול ההון האנושי

5.2.1 הקריטריונים לבחינת חלופות

  • מענה לשונות הקיימת בין עולמות התוכן: המידה שבה החלופה מכילה את השונות הקיימת בין מאפייני עולמות התוכן השונים
  • האחדה: המידה שבה החלופה מאפשרת שימוש באותם שיטות, מנגנונים וכלים (רוחביים וגנריים) ללא תלות בעולם התוכן
  • אפקטיביות: המידה שבה החלופה מאפשרת לזהות פערים, לכמת אותם ולאפשר פעילות ניהולית מתקנת בכל נושא מבוקר.
  • יעילות: המידה שבה החלופה מבטיחה הפקת תוצאה מרבית מיישום תפיסת הבקרה ביחס להשקעה שתושקע באותה חלופה
  • שירותיות: המידה שבה החלופה המוצעת תשפר את השירות שמעניק אגף הבקרה ללקוחותיו
  • יישומיותיישום תפיסת הבקרה בהתחשב בקושי או באי יכולת לבצע את הפתרון המוצע, לאור פרמטרים כגון חסמים ארגוניים, חסמים טכנולוגיים, יכולת מקצועית ויכולת פיקוח.
  • גמישות בעולם תוכן (אנכי)יכולת התאמה לשינויים או חזרה לאחור בשל שינויים בעולם התוכן.
  • גמישות בפלטפורמה (רוחבי)יכולת התאמה לשינויים או חזרה לאחור בשל שינויים בפלטפורמות, בכלים או בטכנולוגיה.

5.2.2 החלופות

בבואנו לבחור בחלופה מיטבית ליישום תפיסת הבקרה, בחנו שלוש חלופות:

  • חלופה א' – מערך בקרה אחוד:
    יישום תפיסת בקרה אחודה, באמצעות פיתוח כלי בקרה המתאימים מראש לכלל עולמות התוכן לניהול ההון האנושי בשירות המדינה. דוגמאות לכלי בקרה: גיבוש מערך מדדים אחד הכולל את כל עולמות התוכן, מיכון מערך מדדים זה באופן שיאפשר דוחות, גיבוש רשימת הסיכונים לכלל עולמות התוכן.
  • חלופה ב' – מערכי בקרה נפרדים:
    פיתוח מודל יישום תפיסת בקרה נפרד לכל עולם תוכן של ניהול ההון האנושי בשירות המדינה, בהתאם למאפייניו. בחלופה זו יפותחו עבור כל עולם תוכן המתודולוגיות המתאימות, הכלים הרלוונטיים וכו'.
  • חלופה ג' – חליפת בקרה מודולרית:
    יישום תפיסת הבקרה באמצעות תבנית חליפת בקרה אחידה, המשלבת מרכיבים מתחום המדדים, הערכה, סמכות ואחריות, סיכונים, שגרות בקרה ועוד. בחלופה זו הפורמט הוא אחוד, המרכיבים הם אחודים וכך גם הכלים והשגרות. היישום עצמו – מבחינת תוכן המדדים, זהותת הגורמים המעורבים, תדירות השגרות הרלוונטית והסיכונים הספציפיים – מבוצע בהתאמה לעולםם  התוכן.

ניתן דירוג המייצג את המידה שבה החלופה נותנת מענה לכל אחד מהקריטריונים. סולם הדירוג נע בין 1 ל-5, כאשר 1 מציין "במידה הנמוכה ביותר" ו-5 מציין "במידה רבה מאוד".

תוצאות הדירוג שבוצע היו כדלקמן:
חלופה א' – 3
חלופה ב' – 3.12
חלופה ג' – 4.25

אם כן, אפשר לראות כי חלופה ג' היא החלופה המיטבית ליישום מודל תפיסת הבקרה לניהול הון אנושי בשירות המדינה. חלופה ג' משלבת את היתרונות והתועלות שבחלופות א' וב', מביאה ליישום מעשי ואפקטיבי של תפיסת הבקרה ויעילותה מבטאת יחס עלות-תועלת אידיאלי. חלופהה זו נותנת מענה לשונות שקיימת ומתאימה עצמה לכל עולם תוכן, על הקצב, הבשלות והסיכוןן שלו, אגב שימוש בכלי בקרה אחודים.  

בחלופה זו התגובה לשינויים תהיה אפקטיבית יותר, והשינויים שיידרשו ישפיעו על עולם התוכן ועל תכולת חליפת הבקרה ללא השפעה רוחבית על תפיסת הבקרה ומרכיביה. למשל, במקרה של שינוי המדיניות לאור הנחיית נציב חדשה המשפיעה על עולם תוכן, אפשר יהיה לבצע התאמות בתוך תבנית חליפת הבקרה הקיימת ללא צורך בשינוי חליפות בקרה אחרות. 

5.3 החלופה הנבחרת: חליפת בקרה מהי?

חליפת בקרה היא מערך ניהולי, ייעודי לתחום עשייה, שעיקרו בקרת מדיניות וביצועים. החליפה נבנית באמצעות פיתוח סט מדדים למטרות וניסוח שגרות ניהול, מדידה והערכה.

אגף הבקרה יוביל לגיבוש חליפות בקרה לעולמות התוכן של ניהול ההון האנושי, בהתבסס על תבנית אחודה ופורמטים וכלים רוחביים שאותם יפתח מערך הבקרה. המאפיינים המפורטים של כל חליפה ייבנו פרטנית, באופן שמותאם לאופי ולמאפיינים של עולם התוכן.

גיבוש חליפת בקרה לעולם התוכן יכלול: ניסוח של מטרות הנציבות כרגולטור של עולם תוכן זה; גיבוש המדדים שישמשו לבחינת השגת המטרות; הגדרה של שגרות הבקרה (תהליכי הניהול) הרלוונטיות; מיפוי של הגורמים המעורבים ושל בעלי העניין; בחירת הכלים שייעשה בהם שימוש (למשל שאלון או סקר, דוח מסוים ממערכת מרכב"ה וכדומה).

החליפה תכלול כנספחים את כל הכלים הנוספים הנדרשים לשם הפעלת הבקרה על עולם התוכן (למשל נוסח השאלון, השדות שיופיעו בדוח וכיו"ב). 

באשר לנושאים נוספים שבהם נדרשת בקרה (כגון פרק בקרה במסמך, סעיף בקרה בנוהל וכד'), הללו ייבנו תוך אימוץ המרכיבים הרלוונטיים ממודל חליפת הבקרה המלא.

למשל, פרק בקרה שיתלווה להנחיית נציב בנושא הארכת שירות מעבר לגיל פרישה יכלול הגדרה של שגרות הבקרה (דוגמאות: הנציב יפרסם מדי שנה רשימת משרות בביקוש, כלומר במצוקה או במחסור; באחריות סמנכ"ל למינהל ומשאבי אנוש במשרד או ביחידה להציג תכנית פרישה שנתית). הפרק יכלול גם התייחסות למדדים המרכזיים שעל-פיהם יימדדו המשרדים או היחידות שאליהם הואצלה הסמכות להארכת שירות. עם זאת, הפרק לא יכלול בהכרח את כל המאפיינים או המרכיבים של חליפת הבקרה המלאה.

5.4 מרכיבי חליפת בקרה

חליפת הבקרה הגנרית תכלול את המרכיבים הבאים:

  1. מטרות ויעדים – ההישגים שאותם נציבות שירות המדינה מקווה להשיג בעולם  התוכן, כפי שנקבעו במדיניות.
  2. מקורות – מקורות השפעה ומקורות תורתיים שעליהם "נשענת" הנציבות בעולם תוכן זה ומכוחם פועלים הגורמים השונים בנציבות, במשרדים וביחידות הסמךך בתחום זה של ניהול הון אנושי.
  3. אחריות וסמכות – הגורמים האמונים על השגת המטרות והיעדים בהתאם לסמכות שהוענקה להם מתוקף החוק, החלטת ממשלה או הנחיית נציב שירות המדינה.
  4. מדידה – הגדרה של רשימת מדדי ביצוע, תוך שימוש במודל המתייחס לארבעה אזורי מדידה (מודל "ת4" – תשומות, תהליכים, תפוקות ותוצאות – יורחב בהמשך) לשם קיום מדידה מאוזנת, וכן גיבוש של מפת בקרה מתאימה.
  5. סיכונים – מפת הסיכונים וטבלת סיכונים מפורטת המתייחסת לעוצמות הסיכונים  ולפעולות לניהולם.
  6. שגרות בקרה – תהליכי הבקרה השונים שתכליתם לוודא ביצוע של המדידה ושל ההערכה ברמות השונות (מטה נש"מ-מומחה תוכן/רפרנט, אגף בקרה, הנהלתת משרד, אגף משאבי אנוש).
  7. ניהול חריגים והמלצות לפעולה – הגדרת סוגי חריגות או אירועים הדורשים  טיפול וכן המלצות לפעולה של הגורמים בעלי הסמכות באותו עולם תוכן.

סימנייה