3.3 תהליך הבקרה והשתלבותו במעגל התכנון ובתהליך הניהול
"מטרת העל של מערכת בקרה היא להבטיח היבטי ניהול והתנהלות תקינים, באמצעות תהליכי וידוא יישום של מדיניות, כללים, מדדים וציפיות שנקבעו על ידי הגורם המוסמך, וכן באמצעות הערכת ההתרחשויות והפעילות השוטפת ביחס אליהן, ובמקרה של זיהוי חריגה – לחולל תהליכי התראה, בדיקה ותגובה"[1].
במסגרת תהליך התכנון, המדיניות והכללים מקבלים ביטוי בתכנית העבודה הארגונית התקופתית, שלה צמודים מדדים המפרשים את ערכה של ה"הצלחה".
על ציר הזמן, תהליך הבקרה מבוצע ברציפות. תהליך הבקרה מחייב מדידה אמינה ומהימנה של הביצוע והשוואתו לנורמה. שלב ההערכה מתייחס לניתוח הפער ומשמעויותיו לצורך הנעת פעילות מתקנת – התאמות בתהליך הביצוע, תיאום ציפיות ועדכון התכנית (רה-תכנון), ואף עדכון המדיניות והכללים במידת הצורך.
התהליך הניהולי והשתלבות הבקרה בו מוצגים בתרשים שלהלן.
תהליך הבקרה, במהותו, הוא תהליך של ניתוח פערים (Gap Analysis), שתכליתו הנעת פעילות ניהולית מתקנת (במידת הצורך). התהליך, המוצג כאן בצורה סכמטית, מתייחס הן לתכנית (יעדים, מדדים, משימות) והן לנורמות או לכללים (תקשי"ר, תקנות חוק). כמו-כן, התרשים מייצג תהליך המתקיים בנציבות, במשרד או בכל רובד ניהולי רלוונטי.
תחילתו של התהליך בקביעתן של מדיניות ואסטרטגיה, שמהן נגזרות אמות המידה – המגדירות מה אמור להיות. מולן, המציאות מכתיבה את הנעשה בפועל. מערך הבקרה מאפשר את תהליך המדידה, את ההשוואה בין הרצוי למצוי ואת הערכת הפער בין השניים. תמונת הפערים המוצגת תכליתה להניע פעילות ניהולית מתקנת. ראשיתה של פעילות זו בעצם ההתראה וזיהוי הפערים והמשכה בנקיטת צעדים ניהוליים לתיקונם, אם על-ידי עדכון התכנון ואם על-ידי התאמות בתהליך הביצוע. לעתים היא מחוללת בדיקת עומק להבנת סיבות השורש לפערים אלה ולעתים היא אף מחייבת תיקון הליקוי ברמת המדיניות על מנת להבטיח שליקוי זה לא יישנה בעתיד.
|
לסיכום: הגורם האמון על הבקרה השוטפת – הוא המנהל במסגרת תפקידו. |
[1] מתוך דוח ועדת הרפורמה, עמ' 215.
